Leere Büros in produktive Anlagen verwandeln – so macht es intelligente Gebäudesoftware möglich

Hybrides Arbeiten wird uns erhalten bleiben. Laut dem CBRE-Bericht „Office Trends 2024“ haben 92 % der befragten Kunden ein hybrides Arbeitsmodell eingeführt, was zu einer umfassenden Neubewertung der Büroflächen und -räume führt.

Was bedeutet das also für Büros?

Dieser Wandel hat die Rolle von Büroflächen grundlegend verändert. Büros sind nicht mehr nur ein Arbeitsplatz, sondern werden zu strategischen Vermögenswerten – oder kostspieligen Belastungen – je nachdem, wie effektiv sie optimiert und verwaltet werden. Der Wettlauf um intelligentere, effizientere und attraktivere Arbeitsplätze hat begonnen, und Unternehmen, denen die richtigen Erkenntnisse und Tools fehlen, laufen Gefahr, den Anschluss zu verlieren.

Hybrides Arbeiten, veränderte Mitarbeiterpräferenzen und steigende Kosten führen dazu, dass viele Unternehmen ihre Büroflächen nicht ausreichend nutzen. Doch eine einfache Flächenreduzierung reicht nicht aus. Um Portfolios optimal zu dimensionieren und ungenutzte Flächen in wertvolle Vermögenswerte umzuwandeln, benötigen Unternehmen mehr als nur Vermutungen – sie benötigen verwertbare Daten, eine klare Strategie und moderne Smart-Building-Technologie, um alles miteinander zu verknüpfen.

Das Büroflächen-Paradoxon: Hohe Leerstände bei steigender Nachfrage nach erstklassigen Büros

Es sind ungewöhnliche Zeiten für den Büromarkt – ein Paradox: Die Leerstandsquoten bleiben insgesamt hoch, während die Nachfrage nach modernen, hochwertigen Büroflächen der Klasse A weiter steigt. In London beispielsweise übertraf die Nachfrage nach erstklassigen Büroflächen im Jahr 2024 das Niveau vor der Pandemie um 4 % (Quelle: Cushman & Wakefield 2024 Report ).

Infolgedessen konzentrieren sich viele Unternehmen auf Premium-Büros, die das Mitarbeitererlebnis, flexible Arbeitsmodelle und Nachhaltigkeitsziele besser unterstützen.

Die Erholungstrends nach der Pandemie zeigen beispielsweise:

• Die Nettoabsorptionsraten sind erstmals seit Beginn der Pandemie positiv, was auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen vermieteten und leerstehenden Flächen hindeutet. Quelle: JLL US Office Market Dynamics Report (2024, Q4)

• In den USA nimmt die Suche nach Mietern zu, und immer mehr Unternehmen bewerten ihren Flächenbedarf neu.

• Steigende Nachfrage nach großen Büroflächen in Europa und im Asien-Pazifik-Raum, da Unternehmen nach zukunftssicheren Büros suchen, die ihre Mitarbeiter zurück an den Arbeitsplatz locken.

  
  

Die zentrale Frage ist nicht die Menge an Raum, sondern die optimale Nutzung.

Und das erfordert eine intelligentere Raumnutzung und -verwaltung. Unternehmen, die ihre Büros verkleinern wollen, müssen sich jedoch der potenziellen Risiken bewusst sein, die entstehen, wenn Entscheidungen ohne genaue Nutzungsdaten getroffen werden.

Die Fallstricke der Büroverkleinerung

Viele Unternehmen verkleinern ihre Büroflächen, doch ohne Daten, die ihnen bei ihren Entscheidungen helfen, laufen sie Gefahr, kostspielige Fehler zu begehen – sie bauen zu viel ab oder behalten Flächen, die sie nicht mehr benötigen.

Zu den häufigsten Fallstricken gehören:

• Ungenaue Messwerte zur Raumnutzung : Entscheidungen basieren auf veralteten Daten aus Ausweisdurchzügen oder Bauchgefühl, nicht auf tatsächlichen Nutzungsmustern.

• Fehlende strategische Planung : Personalabbau wird als Kostensenkungsmaßnahme betrachtet und nicht als Chance, darüber nachzudenken, wie die Räumlichkeiten die Bedürfnisse der Mitarbeiter und die Unternehmensziele unterstützen.

Ohne klare Einblicke in die Raumnutzung fällt es Unternehmen schwer, ihre Büroflächen auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzung zu optimieren.

Vom Rätselraten zur datenbasierten Entscheidungsfindung: Messung der Büroauslastung

Sobald Unternehmen die Notwendigkeit erkennen, Büroflächen zu optimieren, wird die nächste Herausforderung deutlich: Wie messen sie tatsächlich die Flächennutzung?

Glücklicherweise stehen Unternehmen mehrere Möglichkeiten zur Erfassung von Belegungs- und Nutzungsdaten zur Verfügung, jede mit ihren eigenen Vor- und Nachteilen und Genauigkeitsgraden:

• Manuelle Berichte: Die kostengünstigste, aber auch die unzuverlässigste Option. Sie basieren auf Beobachtungen und manueller Protokollierung durch Mitarbeiter und sind daher anfällig für Fehler, Auslassungen und Verzerrungen.

• Vorhandene Buchungs- und Zugangskontrolldaten: Diese Systeme bieten eine hilfreiche Grundlage unter Verwendung der bereits vorhandenen Infrastruktur, berücksichtigen jedoch wichtige Verhaltensweisen in der realen Welt nicht, wie z. B. Nichterscheinen, spontane Besprechungen und die informelle Nutzung offener Bereiche.

• Präsenzsensoren: Sensoren sind der Maßstab für Genauigkeit und liefern Echtzeitdaten zu tatsächlicher Anwesenheit, Bewegung und Nutzungsmustern. Sie liefern detaillierte Einblicke, erfordern aber Vorabinvestitionen in Hardware und Installation.

Zusammen ergeben diese Optionen ein Spektrum an Ansätzen zur Datenerfassung, sodass Unternehmen ihre Strategie auf der Grundlage von Budget, Gebäudetyp und Geschäftszielen anpassen können.

Die gute Nachricht ist, dass die meisten Unternehmen keine großen Investitionen in Sensoren benötigen, um ihre Büroflächen zu optimieren. Viele haben bereits Zugriff auf wertvolle Datenströme, darunter:

• Raum- und Schreibtischbuchungssysteme

• Zutrittskontrollsysteme

• WLAN-Tracking

Hier werden intelligente Gebäudeplattformen unverzichtbar. Durch die Verbindung mit diesen vorhandenen Datenquellen und deren Kombination mit Sensordaten (sofern verfügbar) können Unternehmen ein vollständiges und aussagekräftiges Bild der tatsächlichen Raumnutzung erstellen.

Diese intelligenten Gebäudeplattformen oder Integrated Workplace Management Software (IWMS) maximieren den Wert durch:

• Vergleichen Sie Buchungen mit der tatsächlichen Nutzung, um Geistertreffen und ungenutzte Räumlichkeiten zu erkennen

• Aggregieren von Daten aus verschiedenen Systemen und Markieren von Kalibrierungs- oder Sensorproblemen

• Zusammenfassen von Daten in übersichtlichen Ansichten – nach Raumtyp, Tages- oder Wochenzeit und sogar regionalen oder globalen Bürovergleichen („Büro-Ranglisten“)

• Bereitstellung einer detaillierten Analyse nach Arbeitsbereichstyp (Schreibtische, Besprechungsräume, Gemeinschaftsräume), Etage und Abteilung

• Erstellen von Heatmaps und Nutzungstrends im Zeitverlauf als Grundlage für die langfristige Planung und Neugestaltung

• Kopplung von Gebäudesteuerungsstrategien mit tatsächlichen Belegungs- und Nutzungsmustern.

Die besten Strategien zur Raumoptimierung vereinen Kosten, Komplexität und Genauigkeit. Intelligente Gebäudeplattformen unterstützen Unternehmen dabei, diesen Ausgleich zu finden, indem sie den Wert vorhandener Daten erschließen und ihnen die Flexibilität geben, detailliertere Sensordaten dort und zum richtigen Zeitpunkt hinzuzufügen, wo es am wichtigsten ist.

Intelligente Gebäudesoftware macht Daten nutzbar

Das Sammeln von Daten ist nur ein Teil der Gleichung – der wahre Wert entsteht, wenn diese Daten in klare, fundierte Entscheidungen umgesetzt werden. Hier kommt intelligente Gebäudesoftware ins Spiel. Mit fortschrittlicher Analytik und IoT-gestützter Intelligenz wandeln Plattformen wie GENESIS für den Gebäudebetrieb und IBSS für das Arbeitsplatzmanagement Rohdaten in Folgendes um:

• Echtzeit-Nutzungs-Dashboards für Arbeitsplatzteams

• Automatische Warnmeldungen bei Unter- oder Überauslastung der Räume

• Prädiktive Erkenntnisse als Leitfaden für zukünftige Raumplanungs- und Renovierungsprojekte

Ausgestattet mit dieser datengestützten Entscheidungsfindung können Unternehmen ihre Bürofläche getrost verkleinern (oder auf die richtige Größe anpassen) – ohne dabei Kompromisse bei der Produktivität, der Mitarbeitererfahrung oder den Nachhaltigkeitszielen einzugehen.

Raumumnutzung für maximalen Wert

Darüber hinaus können Unternehmen mit genauen Nutzungsdaten ungenutzte Bereiche in wertvolle Vermögenswerte umwandeln, beispielsweise:

• Auf hybride Teams zugeschnittene Kollaborationszonen

• Wellnessbereiche, die das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördern

• Flexible Flächen, die an Dritte untervermietet oder dynamisch genutzt werden können

Durch eine gezielte Neugestaltung und effiziente Verwaltung werden Räume nicht mehr zur Kostenfalle, sondern zu einem strategischen Vorteil.. Sehen wir uns an, wie das aussehen kann.

Wie hoch ist der ROI der Raumoptimierung?

Intelligente Raumoptimierung bietet weit mehr als nur Kostensenkungen – sie erschließt langfristige finanzielle, betriebliche und nachhaltige Vorteile. Laut einer Studie von Arcadis kann intelligente Gebäudetechnologie Folgendes bieten:

• Einsparungen bei den Mietkosten : Durch Raumoptimierung können Sie den Bedarf um über 30 % senken und so die Mietkosten erheblich reduzieren.

• Strategische Zuweisung : Wenn Unternehmen die Raumnutzung verschiedener Abteilungen analysieren, können sie über starre 1:1-Schreibtischzuweisungen hinausdenken und flexible, aktivitätsbasierte Arbeitsumgebungen einführen.

• Datengesteuerte Renovierungen : Unbeliebte oder wenig genutzte Räume können auf der Grundlage realer Daten umfunktioniert werden. So wird sichergestellt, dass durch Renovierungsinvestitionen Räume entstehen, die die Mitarbeiter tatsächlich nutzen möchten.

• Verbessertes Mitarbeitererlebnis : Intelligente, gut genutzte Büros, die die heutige Arbeitsweise widerspiegeln, helfen Unternehmen dabei, Räume zu schaffen, die sich das Pendeln verdienen.

• Weniger Lebensmittelabfälle : Echtzeit-Belegungsdaten helfen den Facility-Teams, die Größe der Catering-Services richtig anzupassen und so unnötige Abfälle zu vermeiden.

• Optimierte Reinigungspläne : Reinigungsteams konzentrieren sich auf stark frequentierte Bereiche, wodurch die Effizienz verbessert und die Kosten gesenkt werden.

• Betriebskosteneinsparungen : Unternehmen können an Tagen mit geringer Auslastung (wie Montag und Freitag) ganze Stockwerke schließen und so die Kosten für Heizung, Lüftung, Klima, Beleuchtung und Reinigung drastisch senken.

Indem sie ungenutzte Flächen in leistungsstarke Vermögenswerte umwandeln und Immobilienentscheidungen an den tatsächlichen Arbeitsplatzanforderungen ausrichten, können Unternehmen ihre Portfolios zukunftssicher machen und Arbeitsumgebungen schaffen, die das Unternehmenswachstum und die sich entwickelnden Erwartungen der Mitarbeiter aktiv unterstützen.

Zukunftssichere Immobilien mit intelligenter Technologie

Intelligente Gebäudesoftware optimiert nicht nur den Raum, sondern ermöglicht Unternehmen auch, ihre Immobilienstrategien kontinuierlich an sich ändernde Arbeitsmuster, Mitarbeitererwartungen und Nachhaltigkeitsprioritäten anzupassen. Mit den richtigen Tools können Unternehmen:

• Treffen Sie sichere Immobilienentscheidungen

• Passen Sie den Raum an die Bedürfnisse der Mitarbeiter und die Unternehmenskultur an

• Passen Sie sich flexibel an zukünftige Veränderungen am Arbeitsplatz an

• Erreichen Sie Nachhaltigkeits- und ESG-Ziele durch intelligenteres Energie- und Ressourcenmanagement

Zusammen verwandeln diese Fähigkeiten Büroräume von statischen Gemeinkosten in flexible, zukunftssichere Vermögenswerte, die den Geschäftserfolg aktiv unterstützen.

Sind Sie bereit, Ihre leeren Büros in produktive Vermögenswerte umzuwandeln?

Mithilfe unserer intelligenten Gebäudeplattformen können Sie nachvollziehen, wie Ihre Räume tatsächlich genutzt werden. So können Sie die Größe sicher anpassen, sich an die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter anpassen und neue Möglichkeiten zur Kosteneinsparung und Verbesserung der Erfahrungen entdecken.

Sehen Sie, was mit unseren Smart-Building-Lösungen möglich ist: https://iconics.com/en-us/Industries/Smart-Buildings

Möchten Sie sehen, wie intelligente Gebäudetechnik Ihr Büro verändern kann? Fordern Sie eine Demo an oder abonnieren Sie unseren Newsletter zum Thema Arbeitsplatzerfahrung, um auf dem Laufenden zu bleiben.